質問力をつけよう!欲しい情報を得て良き人間関係をつくるメールの書き方

家族に「メールに返信してる時間がちょっと長過ぎやしないか?」と責められたことがあります。

クライアント様や生徒様からのメールへお返事を書いたり、問い合わせにお答えしたりするために費やす時間のことです。

なかなか就労時間中に書くことができず、夜遅い時間に書いたりすることもあるので、家族団らんの時間をとられたと感じたのでしょうか。

こう指摘されてしまったわけですが、これは流されてやっていることではなく、私の中では意義があってやっていることなので、今も続けています。

とはいっても、いただいたメール全てに対して、精魂込め時間をかけて返事を書けているわけではありません。また、そういったお返事をする相手を選別しているわけでもありません。

どんなところに違いがあるか?というと、いただいたメールの内容によって違いが出てきます。

・自分の現在の問題はこれです。こんなことで困ってます。
・これまでの経緯はこんな感じでした。
・だから◎◎について教えてほしい。
・答えを得て、こうなりたい。

このように『質問の意図』をはっきり書いてくださった場合は、私にできる限り知っている情報を与えたり、場合によっては誰かに聞いたりして、きちんとお返事を返すことができます。

それとは逆で、お答えするのが非常に難しいメールの内容もあります。それはどんなものかというと、まるでGoogleに聞いているのか?と感じてしまうような内容のものです。

たとえば、
「ちょっとおたずねしますが、大道さんのHPってどのサーバー使ってますか?なんかいい情報あったら教えてください。」と…こんなかんじ。

もしも、「HPサーバーについての情報を知っている限り述べよ」という論文形式の課題を出されたとしたら、おそらく私なら10ページくらいは文章を書き連ねることができると思います。

けれども、その10ページ分の情報全部がその人にとって知りたいことではないことは、明白です。だから逆に、きちんとした返事を書くことができないのです。この場合ならば、せいぜいサーバーのサイトURLをお伝えする程度のお返事しかできません。

「今、何に困っていて、これまでの経過はこうで、こういう訳でサーバーについて知りたいのです」という質問を書いていただけたら、もっときちんとお返事ができるはずです。

質問を出す場合は、「なぜソレについて知りたいか」「それによってどうなりたいのか」など質問の意図を書く必要があります。

これは、いわば社会人としての常識です。

「なぜこの質問をしたのか?」を、詳しく説明した上で、質問を送れば、相手も気持ちよく答えてくれるでしょうし、さらによき人間関係に発展してゆく可能性もあります。

まるでGoogleで調べるような質問の仕方をすると、自分が欲しい答えを得ることができませんし、相手によっては失礼にあたるかもしれません。

メールのやり取りは、情報のやり取りです。情報というのは、目に見えないものです。店頭でお金を払って品物をもらうのと違うようだけど、同じことですよね。

自分からは何の情報も出さずに、相手からのみ情報を引き出そうとするのでは、目的の情報が手に入りにくいです。

私はご縁あった方との交流の中で、無駄なものはいっさい無いと思っています。

交流も情報であり、目に見えぬもの。

お互いに気持ちのよい交流を、末永く続けていけたら幸せです。

ぜひとも『質問の意図』がはっきりしたメールをお待ちしております。

そして、末永くお付き合いいただけたら嬉しいです♡
 
 

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